Un truco para mejorar tu productividad

Un viejo truco llevado a la era de la información…

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El siguiente truco lo vi en internet hace ya varios años, pero solo hasta hace poco se me ocurrió que podría implementarlo. Se trata de algo muy simple:

Utilizar la imagen del fondo de escritorio para organizar el flujo de trabajo de las cosas que tengamos que hacer. Por ejemplo, yo uso estas tres categorías:

Lo que viene
Haciendo
En seguimiento

Copy of Mi escritorio 2017
Mi fondo de escritorio. Lo hice utilizando la herramienta gratuita Canva. http://www.canva.com

Los colores también representan si algo está detenido (rojo), si debo prestar atención (amarillo) o marchando  (verde). En otras oportunidades ensayé con una última casilla que se llamaba “Finalizado”, pero después de un tiempo dejó de tener sentido porque lo que estaba finalizado no tenía por qué estar siquiera en mi escritorio. No obstante, esta casilla puede servirle a quienes estén al final de los procesos o realizan etapas de implementación, más que a quienes estamos en cargos creativos o que tenemos productos semanales que entregar. Recordemos que, ante todo, la idea no es llenar nuestro escritorio de iconos y más iconos para sentirnos ocupados, sino tener a mano los archivos que sí vamos a usar.

 

De esta manera, lo que hago es crear accesos directos de cada uno de los archivos que estoy trabajando en la semana. Así:

Captura

Dos consideraciones:
1. Yo no muevo los archivos de sus carpetas originales. Uso accesos directos.

¿La razón? Si se borran, no pasa nada. Mis carpetas siguen a salvo en Dropbox y organizadas de la manera en la que mis clientes las piden o como yo las necesito. Además, puedo cambiar los iconos como yo desee, como en el caso del banco de ilustraciones: se trata de una presentación en PowerPoint, pero le he puesto un icono que me parece que se relaciona más con el contenido del archivo.

2. Dejo mucho espacio en blanco

¿Para qué? Para poder agregar elementos útiles al escritorio, como un calendario y un reloj. Dado que Windows 10 eliminó los gadgets, tuve que descargar rainmeter (y luego los skins ultracalendar y Omnimo) para poder agregar estas cositas y hacer que mi calendario se vea sin necesidad de abrir ventanas, navegadores ni nada extra. Así es como se ve:

Captura2

Las ventajas para mí han sido muchas. Puedo ver y anotar rápidamente qué hay para el mes y tener una idea clara de qué me falta por terminar en la semana. Por desgracia, el calendario no se sincroniza con Google Calendar, por lo que solamente escribo aquellas citas que no debo olvidar. Obviamente he intentado utilizar otros calendarios para escritorio como VueMinder y Rainlendar, pero en mi caso no me fue tan bien con ellos. El primero era muy pesado para mi computador y a la semana se ralentizó, eso sí, tal vez a ti te funcione mejor; y el segundo, permitía sincronización con Google solo con la versión de pago.

Tampoco me funcionó poner Google Calendar como icono en el escritorio, porque me gusta tener las cosas a la mano, sin necesidad de abrir ventanas. Si deseo verlo detalladamente, abro el navegador o utilizo el widget instalado en mi celular. Como último recurso, intenté extensiones de Chrome como Clean Google Calendar y iChrome y, aunque pueden resultar útiles para otros, no era exactamente lo que yo estaba buscando.

En conclusión, sigo en la búsqueda de un “widget” o “gadget” de Google calendar para Windows 10. Eso sí, si eres usuario Outlook, Outlook on desktop puede ser para ti. Logra exactamente todo lo que yo quiero, pero tampoco me sirve porque tendría que sincronizar los mil y un calendarios de Google que tengo.

De nuevo, este sistema no es nada nuevo. Se ha hecho en papel con post-its y electrónicamente con aplicaciones como Trello, Sortd (sobre la cual escribí incluso otro post) y más recientemente con DragApp… pero, para quienes no siempre trabajamos online o que tenemos varios proyectos a la vez, funciona a la maravilla.

Ah, por cierto, si te gustó esta idea, aquí te dejo el post del que te hablaba: Dos ideas que te harán hacer 😱 (y aumentarán tu productividad).